Gestion du cycle de vie complet des documents

Avec la création, la réception et le partage de centaines de milliers, voire des millions, de documents et de courriels annuellement dans les cabinets juridiques, il est essentiel de mettre en place une stratégie relative au cycle de vie des documents.

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Afin de créer et de renforcer les liens avec leurs clients et de conserver une longueur d’avance sur la concurrence, les cabinets doivent être plus efficaces et utiliser la technologie. Il est également clair que la sécurité des documents et des processus documentaires des cabinets doit être renforcée plus que jamais. Il va sans dire que tous les flux de travail mis en place doivent assurer la stricte conformité, la gouvernance et la continuité des activités.

S’ajoute à la liste le besoin grandissant de fournir une plateforme fiable et évolutive permettant aux collègues qui ne travaillent pas sur les lieux de partager des documents entre eux et de collaborer facilement. On se retrouve devant plusieurs éléments dont on doit tenir compte en matière de processus documentaires!

Pourquoi travailler avec Tikit ?

Nous collaborons avec les cabinets juridiques depuis plus de 20 ans. Nos experts de partout au monde aident les cabinets, tant localement qu’à l’échelle internationale, à gérer le cycle de vie complet des documents.

Au cours de cette période, nous avons fait équipe avec plusieurs fournisseurs, dont certains offrent des logiciels qui livrent des résultats similaires tout en empruntant un autre chemin, ou utilisent une technologie différente. Nous choisissons de collaborer avec ces partenaires parce que nous estimons qu’ils sont les meilleurs. Nous comprenons qu’il n’existe aucune solution universelle.

Une plateforme de gestion du cycle de vie des documents peut être créée de plusieurs façons. Nous travaillons de concert avec nos clients pour livrer et intégrer les outils qui conviennent le mieux à leurs objectifs.

Création de documents

Il est essentiel que tous les documents soient créés de façon uniforme et convenable pour promouvoir la valeur que représentent le cabinet et sa marque. Un document bien formaté améliore sa lisibilité et constitue la base d’une communication et d’une collaboration efficaces avec les clients.

Toutefois, produire des documents juridiques est souvent le premier élément sur la liste des frais généraux. Or, pouvoir profiter de gains d’efficacité à cet égard peut donner aux cabinets un avantage concurrentiel distinct en réduisant le coût total de la prestation de services.

Sauvegarde des documents et des courriels et espaces de travail

La première étape du cycle est la création initiale du document. Cependant, une fois le document créé, la nature même de la prestation de services et de la conformité des cabinets juridiques requiert:

  • Une évolution itérative efficace du document (qui comprend la collaboration avec le client) jusqu’à sa forme finale (document officiel);
  • Un accès facile et efficace au document aux fins d’une réutilisation potentielle;
  • Le repérage de son emplacement précis tout au long de son cycle de vie.

Pour faciliter ce qui précède, la sauvegarde initiale du document est critique. La capacité de sauvegarder rapidement le document (ainsi que les documents sous forme papier) dans un endroit d’usage commun dans un dossier numérique sécurisé convenablement selon des protocoles convenus est la base de l’accessibilité et de la conformité. Il va sans dire qu’en matière de sécurité et de continuité des activités, les avantages que procurent les documents électroniques sont évidents.

Chercher et trouver des informations

Les cabinets juridiques reçoivent et produisent énormément de documents juridiques sous forme papier. Si ces documents se retrouvent dans des classeurs ou sur les bureaux, ils ne figurent pas dans votre système de gestion des documents. Si tel est le cas, faire des recherches pour trouver de l’information essentielle est plus difficile.

Si vos équipes peuvent facilement trouver les documents et repérer les informations, leur productivité augmente rapidement et la prestation de services devient plus flexible, ce qui permet à votre cabinet de garder une longueur d’avance au sein d’un environnement de plus en plus concurrentiel.

Partage et collaboration sécurisés

Les membres de cabinets juridiques doivent partager et comparer des documents ainsi que collaborer dans une foule de documents avec des collègues qui ne travaillent pas sur les lieux, des clients, d’autres cabinets juridiques et des consultants externes. Vous devez fournir un environnement qui permet tout ce qui précède, mais qui ne compromet pas la sécurité et la gestion des documents, et qui peut être déployé facilement ou, le cas échéant, adapté pour satisfaire aux besoins de votre cabinet et de vos clients.

Archiver et éliminer

Il est plus facile de retrouver des documents sauvegardés sur un support électronique. Votre client, ou d’autres intervenants, n’a plus à attendre qu’on aille chercher le dossier ou le document dans les archives pour le consulter.

Il va de soi que les coûts associés à un long entreposage peuvent être réduits considérablement. De plus, lorsqu’il est temps de détruire un dossier, le processus peut être automatisé, selon des principes et des protocoles convenus, pour assurer la conformité de votre cabinet et pour vous faciliter la vie.

Audit du cycle de vie des documents

Permettez-nous d’examiner la façon dont vous gérez vos documents tout au long de leur cycle de vie.

Nous souhaitons faire équipe avec vous pour veiller à ce que votre technologie et vos processus soient les meilleurs possible. En choisissant Tikit pour effectuer une vérification complète, soit une analyse du processus ‘de la création à la destruction’ des documents, particulièrement en matière de service à la clientèle, de collaboration, de risque et de conformité, vous êtes entre bonnes mains.

Nous dressons la liste des éléments des processus de votre cabinet que nous examinons afin d’en évaluer les possibilités et d’en atténuer les risques.

Nous vous signalons toute amélioration requise dans l’immédiat et dans le futur. Certains processus internes pourraient devoir être peaufinés, par exemple, ou nous pourrions vous offrir des conseils sur l’utilisation de la technologie existante à son plein potentiel en donnant de la formation aux utilisateurs ou en l’intégrant à un autre système.

Si vous le souhaitez, nous pouvons signaler tout élément qui porte à croire que votre cabinet bénéficierait de l’amélioration de la technologie aujourd’hui et dans le futur, et nous pouvons élaborer un plan pour le projet basé sur vos ressources et vos attentes.

Livrables :

  • Analyse FFPM complete
  • Évaluation comparative des pairs
  • Recommandations et meilleures pratiques
  • Plan du projet (optionnel)

Nous offrons des solutions de gestion documentaire tant en nuage que sur place:

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