ES IST JETZT WIRKLICH AN DER ZEIT FÜR DIE INVESTITION IN EIN CLOUD-DMS

Es scheint an Systembeschränkungen und -grenzen zu liegen, dass viele Buchprüfungsfirmen zu Zeiten der Pandemie Schwierigkeiten damit haben, ihren Klienten die üblichen Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. In diesem Artikel stellt Colin McArdle, Tikits Senior Account Director für den Buchprüfungssektor im Raum EMEA, daher die Frage, ob es nun nicht an der Zeit ist, dass die Unternehmen über die Hochstufung ihrer digitalen Kapazität nachdenken und ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem einführen.

 

Alle Unternehmen stehen aufgrund der Coronakrise vor bisher nicht gekannten Herausforderungen. Man kann jedoch argumentieren, dass Buchprüfungsfirmen doppelt hart getroffen sind. Sie müssen sich nicht nur um ihr Personal kümmern und daran arbeiten, dass ihre Geschäftsfunktionen möglichst effektiv weiter laufen, bis die akute Phase der Pandemie überstanden ist, sondern müssen auch dem zusätzlichen Druck Stand halten, der aus dem Versuch entsteht, ihren Klienten bei der Umsetzung von neuen Maßnahmen und Vorschriften und dem Umgang mit den Auswirkungen des Virus zu helfen. Darüber hinaus ist ihnen auch klar, dass diese tiefgreifenden Veränderungen sich noch über Jahre hinweg auf Unternehmen auswirken werden. Wie kommen sie also zurecht?

Natürlich mussten alle Firmen ihre Notfall- und Geschäftskontinuitätspläne aktivieren. Der Erfolg eines jeden Unternehmens ist untrennbar mit der Qualität seiner Planung und der Erreichbarkeit seiner Systeme verbunden. Nicht erst seit gestern kämpfen viele Firmen mit dem Übergang zum Home Office, sowohl aus technischer als auch aus kultureller Sicht. Man bemüht sich so weit wie möglich um den normalen Betrieb – nichtsdestotrotz sind selbst die ganz normalen Aufgaben derzeit zeit- und ressourcenintensiver als üblich.

Leider sind viele dadurch beeinträchtigt, dass sie sich weiter auf ein standorteigenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine Netzwerkordnerstruktur verlassen, ebenso wie auf die Nutzung zusätzlicher Hilfsmittel zur Zusammenarbeit oder separaten Kundenportalen. In der Folge haben viele Buchprüfungsfirmen Probleme damit, schnell und unkompliziert auf Geschäfts- und Klientendokumente zuzugreifen.

Das Problem ließe sich lösen, wenn Firmen bereit wären, von den standorteigenen Servern zu einem Cloud-Umfeld überzugehen; leider sind sich jedoch viele der betrieblichen, kosten-, sicherheits- und wartungsbezogenen Vorteile, die damit einhergehen, nicht voll und ganz bewusst. Es zeigt sich auch eine gewisse Zögerlichkeit in Bezug auf das Wann und Wie des Übergangs, was den damit zusammenhängenden Aspekten des Änderungsmanagements zuzuschreiben ist. Darüber hinaus halten zu viele IT-Abteilungen an veralteter Technologie fest, die die Anforderungen des Unternehmens nicht länger erfüllt, ganz einfach, weil die Software weiterhin unterstützt wird. Und von all dem abgesehen kommt es jetzt vor allem darauf an, einen Weg zu finden, um den Cashflow zu wahren und die Krise durchzustehen.

 

INWIEFERN FIRMEN VON DER CLOUD PROFITIEREN KÖNNEN

Für Unternehmen ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Übergang zur Cloud, weil sich die Möglichkeit, standortfern über alle Geräte auf Dateien zuzugreifen unmittelbar auf die Produktivität von Buchhaltern auswirkt, die zu Hause arbeiten. Darüber hinaus können Nutzer mit dem richtigen DMS Klientenakten schnell und unkompliziert finden, speichern, weitergeben und gemeinsam daran arbeiten. Ein DMS bietet Dokumentenprüfpfade vom Anlegen bis zum Löschen sowie das nötige Versionskontrollmanagement und ermöglicht die E-Mail-Ablage, was sehr viel Zeit spart und bedeutet, dass Nutzer sich stets darauf verlassen können, dass eine einzelne vollständige elektronische Version jeder Klientenakte existiert. Denken Sie auch daran, dass die heutigen Systeme ein intuitives Nutzererlebnis bieten, das zur schnellen Umsetzung führt.

Mit einem cloudbasierten DMS ist es natürlich auch nicht länger nötig, sich mit bestehenden Systemen zu verbinden. Wir wissen, dass, wenn mehrere Personen gleichzeitig eine Verbindung über ein standortfernes Netzwerk herstellen wollen, die Verbindung eher langsamer wird, so dass diejenigen, die zu Hause arbeiten, ihre Aufgaben nicht im gewünschten Tempo erledigen können. Wenn Sie in der Cloud sind, können Sie wesentlich schneller und zuverlässiger auf Dokumente zugreifen.

Es ist auch wichtig zu erwähnen, dass ein cloudbasiertes DMS fortschrittliche und hochrangige Sicherheitsfunktionen bietet, die in vielen Fällen wesentlich robuster sind als die standorteigenen Maßnahmen, auf die viele Firmen sich derzeit verlassen. Ein cloudbasiertes DMS durchläuft außerdem außergewöhnliche Belastbarkeitsprüfungen, so dass es auch in Krisenzeiten stets zur Verfügung steht. Zukünftig bringt also ein cloudbasiertes DMS den Vorteil der Minderung zahlreicher Risiken und kümmert sich gleichzeitig um die Notfallwiederherstellung und -planung.

In einer unsicheren Zeit wie der heutigen macht ein cloudbasiertes DMS auch wirtschaftlich Sinn. Systeme basieren auf Abos, so dass kein großer Kapitalaufwand entsteht, abgesehen von einer monatlichen Gebühr pro Nutzer. Gleichzeitig lassen sich die Kosten für die standorteigene Infrastruktur und die standortfernen Server und Speicher nach und nach zurückfahren, so dass diese Investition sich rechnet. Darüber hinaus führt ein Cloud-DMS mit mehreren Nutzern zu geringerem Wartungsaufwand der Systeme, weil Updates und Upgrades automatisch hochgeladen werden.

ES IST JETZT AN DER ZEIT ZU HANDELN

Verständlicherweise agieren viele Firmen derzeit im Krisenmodus und nehmen die Haltung ein, dass jetzt nicht die Zeit ist, um sich mit den Unterbrechungen und dem Aufwand zu befassen, die in der Regel mit der Einführung einer neuen Technologie einhergehen. In der Folge treffen viele die Entscheidung, vorerst bei den altbewährten Lösungen zu bleiben. Aber was genau bedeutet denn eigentlich „vorerst“?

Wahrscheinlich ist, dass selbst wenn Lockdowns nach und nach gelockert werden, diejenigen, die zu Hause arbeiten können, ungern wieder in ihre Büros zurückkehren werden, so lange sie dies nicht für wirklich sicher halten. Ebenso könnte es Firmen vor Probleme stellen, angemessene Social-Distancing-Maßnahmen im Büroumfeld umzusetzen. Unternehmen könnten auch zu der Entscheidung gelangen, dass sie zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflicht gut daran tun, Unternehmen nicht zur Rückkehr ins Büro zu verpflichten. Sollten Unternehmen dann also auf unbestimmte Zeit mit suboptimalen Lösungen arbeiten? Die Antwort auf diese Frage muss ganz einfach nein lauten.

Tatsächlich ist es jetzt mehr denn je an der Zeit für Firmen, agil zu denken und sich an die Umstände anzupassen. Die Einführung eines cloudbasierten DMS ist eine Innovation, die Buchprüfungsfirmen wirklich nicht länger vor sich herschieben sollten.

Über Tikit und NetDocuments

Tikit ist ein weltweiter Marktführer im Bereich Technologielösungen für professionelle Dienstleistungsfirmen. Wir haben uns auf End-to-End-Lösungen spezialisiert, die Unternehmen zu besseren und effizienteren Verbindungen verhelfen. Tikit hat sich mit NetDocuments zusammengetan, um die marktführende cloudbasierte Dokumenten- und E-Mail-Managementlösung bereitzustellen.

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